Trong nhiều doanh nghiệp, mua hàng là một quy trình tưởng đơn giản nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, tiến độ, chất lượng vận hành và khả năng phối hợp giữa nhiều phòng ban. Ngoài việc sử dụng phần mềm quản lý quy trình quy trình mua hàng để số hoá quy trình mua hàng, trong bài viết này, Hà sẽ tư vấn anh chị hướng áp dụng Base AI Agent để tối ưu workload.
Một nhu cầu mua hàng có thể bắt đầu từ một nhân viên ở bộ phận sử dụng, đi qua quản lý trực tiếp, kế toán, ban lãnh đạo, phòng mua hàng, nhà cung cấp, bộ phận nhận hàng, kho và cuối cùng là kế toán thanh toán.
Link tham khảo quy trình mua hàng chi tiết và cụ thể (nhưng hơi phức tạp): Tham khảo tại link
Nhìn bên ngoài, quy trình mua hàng có vẻ chỉ là: cần thì đề xuất, duyệt xong thì mua, hàng về thì nhận, đủ hồ sơ thì thanh toán.
Nhưng trong thực tế, mỗi bước lại có rất nhiều dữ liệu và tình huống phát sinh: tờ trình mua hàng nằm ở đâu, ai đã duyệt, đang chờ ai xử lý, nhà cung cấp nào được chọn, đơn hàng đã gửi chưa, hàng có giao trễ không, nếu hàng giao thiếu hoặc hư hỏng thì ai đang xử lý, hồ sơ lưu ở đâu, sau này có truy vết lại được không.
Áp dụng AI Agent trong quy trình mua hàng là cách doanh nghiệp gắn AI vào các bước vận hành cụ thể như kiểm tra bảng vật tư, phân loại nhà cung cấp cũ/mới, so sánh nhà cung cấp, scan đơn đặt hàng, scan phiếu nhận hàng và cảnh báo vấn đề phát sinh.
Tuy nhiên, để AI phát huy giá trị, doanh nghiệp cần bắt đầu từ việc số hóa quy trình mua hàng, đưa tờ trình, phê duyệt, đặt hàng, nhận hàng, xử lý phát sinh và lưu hồ sơ về một hệ thống thống nhất.
Minh họa luồng số hóa và ứng dụng AI Agent trong quy trình mua hàng: từ tờ trình, phê duyệt, chọn NCC, đặt hàng, nhận hàng đến xử lý phát sinh.
Nói cách khác, điểm bắt đầu của chuyển đổi số trong mua hàng không nên là AI ngay lập tức.
Điểm bắt đầu đúng hơn là: làm sao đưa toàn bộ hoạt động mua hàng về một luồng vận hành rõ ràng, có dữ liệu, có trạng thái, có người phụ trách và có thể theo dõi được từ đầu đến cuối.
Khi quy trình đã được số hóa đủ tốt, Base AI Agent mới thật sự có nền tảng để tham gia và tạo ra giá trị thực tế.
Vì vậy, khi nhắc đến AI Agent trong quy trình mua hàng, doanh nghiệp không nên hiểu đây là một công cụ AI đứng riêng bên ngoài. Giá trị thật sự nằm ở việc AI được gắn vào đúng bước trong quy trình, hỗ trợ đúng dữ liệu, đúng thời điểm và đúng vai trò.
Quy trình mua hàng cơ bản trong doanh nghiệp thường diễn ra như thế nào?
Ở nhiều doanh nghiệp, quy trình mua hàng thường bắt đầu từ bước nhân viên hoặc phòng ban có nhu cầu tạo tờ trình mua hàng.
Tờ trình này có thể bao gồm thông tin về mặt hàng cần mua, số lượng, lý do mua, thời gian cần hàng, ngân sách dự kiến, phòng ban sử dụng và các chứng từ liên quan nếu có.
Sau khi tờ trình được tạo, quy trình sẽ đi qua các bước phê duyệt nội bộ. Tùy theo giá trị đề xuất, doanh nghiệp có thể phân luồng qua quản lý trực tiếp, kế toán trưởng hoặc tổng giám đốc.
Những đề xuất có giá trị nhỏ có thể chỉ cần quản lý trực tiếp duyệt. Những đề xuất có giá trị lớn hơn có thể cần thêm kế toán trưởng hoặc ban lãnh đạo phê duyệt.
Khi đề xuất được duyệt, phòng mua hàng nhận thông tin và bắt đầu xử lý các nghiệp vụ tiếp theo: tìm nhà cung cấp, lấy báo giá, trình duyệt nhà cung cấp, đặt hàng, theo dõi nhận hàng, xử lý các vấn đề phát sinh nếu có, hoàn tất công nợ, lưu hồ sơ và kết thúc quy trình.
Đây là một luồng mua hàng khá quen thuộc. Tuy nhiên, vấn đề thường không nằm ở việc doanh nghiệp không có quy trình. Vấn đề là quy trình đó đang được vận hành bằng quá nhiều công cụ rời rạc: giấy tờ, email, Excel, Zalo, group chat, file cá nhân và các thư mục lưu trữ riêng lẻ.
Những khó khăn thường gặp khi quy trình mua hàng còn rải rác
Tờ trình mua hàng bị rải rác ở nhiều nơi
Có tờ trình được làm bằng giấy. Có tờ trình gửi qua email. Có đề xuất được nhắn trong group Zalo. Có yêu cầu lại nằm trong file Excel riêng của từng phòng ban.
Khi cần tìm lại một đề xuất cũ, người phụ trách phải đi hỏi nhiều bên, lục nhiều nguồn và mất thời gian xác minh xem đâu mới là bản cuối cùng.
Thông tin mua hàng bị phân tán
Thông tin vật tư có thể nằm ở một file. Báo giá nhà cung cấp nằm trong email. Đơn đặt hàng nằm ở một folder riêng. Phiếu nhận hàng do bộ phận kho hoặc bộ phận nhận hàng lưu. Các vấn đề phát sinh lại được trao đổi trong group chat.
Khi thông tin nằm rải rác như vậy, doanh nghiệp rất khó nhìn được bức tranh tổng thể của hoạt động mua hàng. Muốn biết một đơn hàng đang ở đâu, đã đến bước nào, còn thiếu chứng từ gì, đang chờ ai xử lý, thường phải hỏi lại nhiều người.
Khó theo dõi tiến độ tổng thể
Đây là điểm rất dễ ảnh hưởng đến vận hành thực tế. Một đơn hàng bị giao trễ có thể làm chậm tiến độ sản xuất, thi công hoặc triển khai dự án.
Một lô hàng giao thiếu có thể khiến bộ phận sử dụng không đủ vật tư để làm việc. Một lô hàng hư hỏng nếu không được xử lý kịp có thể kéo theo nhiều bước xử lý phía sau như trả hàng, chờ bổ sung hàng, chờ hoàn tiền hoặc chờ nhà cung cấp xác nhận lại.
Nếu các thông tin này chỉ được trao đổi qua nhiều group chat, doanh nghiệp rất khó biết chính xác vấn đề đang nằm ở đâu, ai đang phụ trách và bao giờ xử lý xong.
Tam sao thất bản trong quá trình trao đổi
Một thông tin mua hàng đi qua nhiều người: bộ phận đề xuất, quản lý, phòng mua hàng, nhà cung cấp, bộ phận nhận hàng, kế toán và ban lãnh đạo.
Nếu mỗi người ghi nhận một kiểu, lưu một nơi, trao đổi qua một kênh khác nhau, dữ liệu rất dễ bị lệch.
Đến khi cần đối chiếu lại, doanh nghiệp không biết nên tin vào file nào, email nào, đoạn chat nào hay bản giấy nào.
Khó truy vết hồ sơ sau này
Sau vài tháng, nếu cần kiểm tra lại một đơn hàng cũ, doanh nghiệp cần biết: ai là người đề xuất, ai duyệt, ai phụ trách mua hàng, nhà cung cấp nào được chọn, vì sao chọn nhà cung cấp đó, đơn đặt hàng bản nào là bản cuối, hàng đã nhận đủ chưa, có phát sinh lỗi gì không, vấn đề đã được xử lý như thế nào và chứng từ thanh toán đang nằm ở đâu.
Nếu toàn bộ dữ liệu không được lưu theo một luồng quy trình thống nhất, việc truy vết sẽ rất mất thời gian.
Vì sao doanh nghiệp nên bắt đầu số hóa quy trình mua hàng?
Mục tiêu đầu tiên của số hóa quy trình mua hàng không phải là làm cho doanh nghiệp có vẻ “hiện đại” hơn.
Mục tiêu thực tế hơn là: đưa các số liệu, hồ sơ và hoạt động mua hàng về một nơi.
Để giải quyết trọn vẹn bài toán này, doanh nghiệp thường cần nhìn theo hai lớp phần mềm.
Lớp thứ nhất: Phần mềm nghiệp vụ
Đây là các phần mềm phục vụ cho việc nhập liệu và quản lý dữ liệu chuyên sâu như phần mềm kế toán, phần mềm kho, phần mềm ERP hoặc các hệ thống quản lý vật tư, tồn kho, công nợ.
Trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp, từ chi phí thấp đến chi phí cao. Doanh nghiệp có thể lựa chọn tùy theo quy mô, độ phức tạp và mức độ trưởng thành trong quản trị.
Lớp thứ hai: Phần mềm quản lý vận hành
Đây là lớp giúp doanh nghiệp số hóa cách các phòng ban phối hợp với nhau trong thực tế.
Ở góc độ này, Base.vn có thể được xem là cánh tay nối dài của các phần mềm nghiệp vụ.
Một ví dụ rất đơn giản: doanh nghiệp đã có phần mềm kho, nhưng số liệu thực tế trong kho và số liệu trên phần mềm vẫn không khớp nhau. Vì sao?
Nhiều trường hợp không phải vì phần mềm kho sai, mà vì nhân viên không thực hiện đúng quy trình nhập kho. Khi hàng được đưa vào kho, cần có một bước cập nhật dữ liệu lên phần mềm. Nếu bước này bị quên, làm trễ hoặc không có ai theo dõi, số liệu trên hệ thống sẽ lệch so với thực tế.
Base.vn giải quyết rất tốt khúc này.
Base là phần mềm quản trị vận hành, giúp doanh nghiệp số hóa các hoạt động phối hợp liên phòng ban, đặc biệt đi sâu vào luồng quy trình vận hành thực tế của doanh nghiệp.
Nói cách khác, AI Agent trong quy trình mua hàng chỉ phát huy hiệu quả khi doanh nghiệp đã có một nền tảng vận hành đủ rõ: ai tạo đề xuất, ai duyệt, ai xử lý mua hàng, ai nhận hàng, ai cập nhật phát sinh và dữ liệu được lưu lại ở đâu.
Base.vn giải quyết bài toán vận hành mua hàng ở đâu?
Trong quy trình mua hàng, Base có thể bắt đầu số hóa ngay từ bước đầu tiên: nhân viên lên tờ trình mua hàng.
Thay vì phải làm tờ trình bằng giấy, gửi email hoặc nhắn tin riêng cho quản lý, nhân viên có thể tạo tờ trình online trên bất kỳ thiết bị nào.
Các thông tin như mặt hàng cần mua, số lượng, lý do mua, thời gian cần hàng, ngân sách dự kiến, file báo giá hoặc chứng từ liên quan đều được ghi nhận trực tiếp trên một phiếu đề xuất số.
Sau khi tờ trình được tạo, hệ thống tự động chuyển đến đúng cấp phê duyệt. Ban lãnh đạo hoặc quản lý có thể nhận thông tin và phê duyệt ở bất kỳ đâu, bất kỳ thời điểm nào, miễn là có thiết bị truy cập.
Khi đề xuất được duyệt, công việc không bị dừng lại ở một email hay một dòng tin nhắn. Hệ thống tiếp tục đẩy thông tin sang phòng mua hàng để thực hiện các bước tiếp theo như tìm nhà cung cấp, gửi duyệt chọn nhà cung cấp, đặt hàng và theo dõi nhận hàng.
Thông tin cũng có thể được đẩy đến bộ phận nhận hàng để cập nhật tiến độ thực tế. Nếu hàng bị giao trễ, hệ thống có thể cảnh báo quá hạn.
Nếu có phát sinh như hàng giao thiếu, hàng hư hỏng, chờ hoàn tiền, chờ trả hàng hoặc chờ bổ sung thêm hàng, doanh nghiệp có thể tạo luồng xử lý riêng để theo dõi đến khi hoàn tất.
Điểm quan trọng là toàn bộ hồ sơ và trao đổi được lưu ngay trong cùng một thẻ công việc hoặc cùng một luồng quy trình.
Các bộ phận có thể bình luận, cập nhật trạng thái, đính kèm chứng từ và theo dõi tiến độ ngay tại đó, thay vì phải trao đổi rải rác bên ngoài.
Điểm mạnh của Base là phần mềm được tùy chỉnh linh hoạt để số hóa được những luồng quy trình phức tạp của doanh nghiệp, từ doanh nghiệp nhỏ đến doanh nghiệp lớn.
Không những vậy, Base có dịch vụ khảo sát để lắng nghe doanh nghiệp chia sẻ về cách vận hành thực tế, các bước đang làm, các tình huống thường phát sinh và các kịch bản cần xử lý.
Mục tiêu không phải là ép doanh nghiệp đi theo một mẫu quy trình cứng nhắc, mà là đưa luồng vận hành thật của doanh nghiệp lên hệ thống.
Mục tiêu cuối cùng là: không để một luồng trao đổi quan trọng nào bị rải rác ra bên ngoài.
Từ đó, ban lãnh đạo, phòng mua hàng, kế toán, kho và các phòng ban liên quan có thể cùng nhìn công việc trên một mặt phẳng.
Base.vn là nền tảng quản trị doanh nghiệp giúp số hóa quy trình, chuẩn hóa phối hợp liên phòng ban và tạo nền tảng dữ liệu để doanh nghiệp từng bước ứng dụng AI vào vận hành. Doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm về hệ sinh thái Base tại website chính thức của Base.vn.
Từ số hóa đến tối ưu hóa quy trình mua hàng
Sau khi doanh nghiệp đã số hóa được luồng vận hành, dữ liệu bắt đầu được sinh ra một cách có cấu trúc.
Đây là lúc doanh nghiệp bước sang giai đoạn tiếp theo trên hành trình chuyển đổi số: tối ưu hóa.
Ở giai đoạn này, doanh nghiệp có thể bắt đầu rà soát lại quy trình để cắt bớt những bước dư thừa, giảm các thao tác nhập liệu lặp lại và chuẩn hóa biểu mẫu.
Các mẫu tờ trình mua hàng có thể được in trực tiếp từ hệ thống. Doanh nghiệp có thể cấu hình mẫu in theo đúng form nội bộ.
Khi cần, doanh nghiệp cũng có thể tích hợp chữ ký số vào luồng trình ký để đảm bảo tính pháp lý và giảm phụ thuộc vào việc in ấn, ký tay, scan lại hồ sơ.
Dữ liệu mua hàng cũng có thể được đưa về một nơi. Doanh nghiệp có thể xuất Excel, đẩy trực tiếp vào Google Sheet hoặc kết nối với các hệ thống khác khi cần.
Nhờ đó, các bộ phận liên quan không phải mất thời gian nhập lại dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau.
Khi dữ liệu mua hàng được sinh ra từ chính quy trình vận hành hằng ngày, doanh nghiệp có thể bắt đầu xây dựng các báo cáo phục vụ quản trị.
Các loại báo cáo mua hàng doanh nghiệp có thể xây dựng
- Tổng giá trị mua hàng theo tháng, quý, năm.
- Số lượng đề xuất mua hàng theo phòng ban.
- Trạng thái từng đề xuất: đang chờ duyệt, đã duyệt, đang tìm nhà cung cấp, đã đặt hàng, đang nhận hàng, chờ thanh toán.
- Danh sách đơn hàng đang giao trễ.
- Danh sách vấn đề phát sinh: giao thiếu, hàng lỗi, sai quy cách, chờ trả hàng, chờ hoàn tiền, chờ bổ sung hàng.
- Giá trị mua hàng theo từng nhà cung cấp.
- Tỷ lệ nhà cung cấp cũ và nhà cung cấp mới.
- Thời gian xử lý trung bình từ lúc tạo đề xuất đến lúc đặt hàng.
- Thời gian giao hàng trung bình của từng nhà cung cấp.
- Tình trạng tạm ứng và công nợ liên quan đến mua hàng.
- Biến động giá vật tư theo thời gian.
- Nhóm vật tư hoặc nhóm hàng có tần suất mua cao.
- Các phòng ban có nhu cầu mua hàng nhiều nhất.
- Tỷ lệ đơn hàng phát sinh vấn đề theo nhà cung cấp.
Khi có những báo cáo này, doanh nghiệp không còn phải quản lý mua hàng bằng cảm tính hoặc hỏi từng người để gom dữ liệu.
Ban lãnh đạo có thể ra quyết định dựa trên dữ liệu. Phòng mua hàng có thể theo dõi tiến độ rõ hơn. Kế toán có cơ sở đối chiếu tốt hơn. Các phòng ban đề xuất cũng dễ nắm được trạng thái yêu cầu của mình hơn.
Từ tối ưu hóa đến chuyển đổi số trong quy trình mua hàng
Số hóa giúp doanh nghiệp đưa quy trình lên hệ thống.
Tối ưu hóa giúp doanh nghiệp cắt bớt thao tác thừa, chuẩn hóa dữ liệu và xây dựng báo cáo.
Còn chuyển đổi số bắt đầu rõ hơn khi dữ liệu được dùng để thay đổi cách doanh nghiệp ra quyết định và vận hành.
Trong quy trình mua hàng, điều này có nghĩa là doanh nghiệp không chỉ biết “đơn hàng đang ở đâu”, mà còn có thể nhìn sâu hơn:
- Nhà cung cấp nào thường giao trễ?
- Nhóm vật tư nào thường bị biến động giá?
- Phòng ban nào thường tạo đề xuất gấp?
- Loại hàng nào thường phát sinh lỗi?
- Quy trình đang nghẽn ở bước duyệt, bước tìm nhà cung cấp, bước đặt hàng hay bước nhận hàng?
- Những vấn đề phát sinh nào đang lặp lại nhiều lần nhưng chưa được xử lý tận gốc?
Khi dữ liệu được thu thập liên tục và có cấu trúc, doanh nghiệp có thể không chỉ phản ứng khi vấn đề xảy ra, mà còn chủ động cải thiện quy trình trước khi vấn đề lặp lại.
Đây là nền tảng rất quan trọng để bước sang giai đoạn ứng dụng AI Agent.
Base AI Agent là gì?
Trong thời đại AI hiện tại, quy trình mua hàng của doanh nghiệp hoàn toàn có thể được tối ưu và nâng cấp hơn rất nhiều.
AI không chỉ giúp từng nhân sự bớt thao tác nhập liệu, mà còn có thể hỗ trợ giảm các bước lặp lại của con người, tự động đọc dữ liệu, tự động điền thông tin, tự động đối chiếu, tự động cảnh báo và tự động kích hoạt bước xử lý tiếp theo dựa trên những prompt mà doanh nghiệp tự xây dựng.
Base AI Agent là một module trong hệ sinh thái của Base.vn.
Điểm khác biệt quan trọng là AI Agent không đứng ngoài quy trình như một công cụ hỏi đáp riêng lẻ. AI Agent có thể được gắn trực tiếp vào luồng công việc, đến đúng bước sẽ tự động thực hiện nhiệm vụ được giao.
Nếu doanh nghiệp muốn tìm hiểu chi tiết hơn về Base AI Agent, có thể tham khảo thêm bài viết:
Base AI Agent áp dụng trong quy trình mua hàng cụ thể như thế nào?
Ở bước nâng cao, AI Agent trong quy trình mua hàng có thể được thiết kế để tham gia vào từng điểm kiểm soát cụ thể, thay vì chỉ hỗ trợ chung chung. Đây là cách giúp doanh nghiệp vừa giữ được quy trình quản trị hiện có, vừa giảm thao tác thủ công cho các bộ phận liên quan.
Sau khi quy trình mua hàng đã được số hóa trên Base, doanh nghiệp có thể nâng cấp bằng cách gắn AI Agent vào các điểm phù hợp trong quy trình.
Theo flow quy trình mua hàng nâng cấp, AI không xuất hiện như một “con AI làm tất cả”. Thay vào đó, AI được gắn vào nhiều bước cụ thể: kiểm tra bảng vật tư, phân loại NCC cũ hay mới, phân loại 3 tiêu chí đánh giá NCC mới, so sánh NCC, scan đơn đặt hàng, điền bảng danh sách đặt mua, scan phiếu nhận hàng, ghi nhận số lượng thực tế, cảnh báo vấn đề phát sinh và chuyển dữ liệu mua hàng vào bảng vật tư.
Luồng vận hành có thể được mô tả như sau.
Nhân viên lên tờ trình mua hàng trên hệ thống. Tờ trình được chuyển qua các cấp duyệt phù hợp như quản lý trực tiếp, kế toán trưởng hoặc tổng giám đốc tùy theo hạn mức.
Sau khi tờ trình được duyệt, AI kiểm tra bảng vật tư và phân loại nhà cung cấp là NCC cũ hay NCC mới.
Nếu là NCC cũ, phòng mua hàng có thể tiếp tục xử lý dựa trên dữ liệu đã có. Nếu là NCC mới, AI hỗ trợ phân loại ra 3 tiêu chí đánh giá NCC mới để doanh nghiệp có cơ sở rõ ràng hơn khi tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp.
Sau đó, phòng mua hàng tiến hành tìm NCC và đính kèm báo giá. AI tiếp tục so sánh NCC dựa theo 3 tiêu chí đã được xác định trước đó.
Kết quả so sánh này giúp bước duyệt NCC có thêm dữ liệu, thay vì chỉ dựa trên trao đổi thủ công hoặc cảm tính.
Khi NCC được duyệt, phòng mua hàng tiến hành đặt hàng và gửi đơn đặt hàng. AI scan đơn đặt hàng và điền thông tin vào bảng danh sách đặt mua.
Nếu có phát sinh tạm ứng, quy trình có thể chuyển sang bước tạo yêu cầu tạm ứng. Nếu không cần tạm ứng, quy trình tiếp tục sang bước theo dõi nhận hàng.
Khi hàng được giao, AI scan phiếu nhận hàng, ghi nhận số lượng hàng nhận thực tế và cảnh báo các vấn đề phát sinh như hàng lỗi, giao thiếu hoặc thông tin không khớp.
Nếu có vấn đề, hệ thống có thể tự động báo phòng mua hàng xử lý hoặc chuyển sang quy trình xử lý vấn đề đặt hàng. Nếu không có vấn đề, quy trình tiếp tục sang các bước hoàn tất công nợ, thanh toán, lưu hồ sơ và hoàn thành.
Điểm quan trọng là dữ liệu mua hàng sau khi hoàn tất sẽ tiếp tục được chuyển vào bảng vật tư. Từ đó, dữ liệu này trở thành nguồn đầu vào cho các lần mua hàng sau.
Càng vận hành, dữ liệu càng đầy đủ. Dữ liệu càng đầy đủ, AI càng có nền tảng để hỗ trợ tốt hơn.
Phân tích 7 AI Agent trong quy trình mua hàng
1. AI kiểm tra bảng vật tư, phân loại NCC cũ hay mới
Đây là AI Agent xuất hiện sau khi tờ trình mua hàng đã được duyệt.
Tác dụng: Kiểm tra thông tin vật tư cần mua trong bảng vật tư hiện có, từ đó hỗ trợ phân loại trường hợp mua hàng đang liên quan đến nhà cung cấp cũ hay cần xử lý theo hướng nhà cung cấp mới.
Đầu vào: Tờ trình mua hàng, tên vật tư, mã vật tư, nhóm vật tư, quy cách, số lượng cần mua, bảng vật tư hiện có và thông tin nhà cung cấp đã từng cung ứng nếu có.
Đầu ra: Kết quả kiểm tra bảng vật tư và kết quả phân loại NCC cũ/NCC mới.
Giá trị mang lại: Giúp phòng mua hàng giảm thời gian tra cứu thủ công, hạn chế việc bỏ sót dữ liệu cũ và có cơ sở xử lý tiếp theo rõ ràng hơn. Với doanh nghiệp, đây là bước quan trọng để tránh tình trạng mỗi lần mua hàng lại phải kiểm tra lại từ đầu bằng nhiều file khác nhau.
2. AI phân loại ra 3 tiêu chí đánh giá NCC mới
Khi phát sinh nhà cung cấp mới, doanh nghiệp thường cần đánh giá cẩn thận hơn trước khi lựa chọn. Tuy nhiên, nếu không có tiêu chí thống nhất, việc đánh giá rất dễ bị cảm tính hoặc mỗi người hiểu một kiểu.
Tác dụng: Hỗ trợ phân loại ra 3 tiêu chí đánh giá NCC mới dựa trên thông tin mua hàng và yêu cầu thực tế của doanh nghiệp.
Đầu vào: Nhóm hàng cần mua, loại vật tư, số lượng, ngân sách dự kiến, thời gian cần hàng, yêu cầu chất lượng, điều kiện giao hàng và các yêu cầu đặc thù nếu có.
Đầu ra: 3 tiêu chí đánh giá NCC mới để phòng mua hàng sử dụng trong bước tìm kiếm, thu thập báo giá và trình duyệt nhà cung cấp.
Giá trị mang lại: Giúp việc đánh giá NCC mới có khung rõ ràng hơn. Doanh nghiệp không chỉ chọn nhà cung cấp theo cảm tính hoặc chỉ nhìn vào giá, mà có thể so sánh dựa trên các tiêu chí phù hợp với từng nhu cầu mua hàng.
3. AI so sánh NCC dựa theo 3 tiêu chí trên
Sau khi phòng mua hàng tìm NCC và thu thập báo giá, bước tiếp theo là so sánh để trình duyệt lựa chọn.
Tác dụng: So sánh các nhà cung cấp dựa theo 3 tiêu chí đã được xác định trước đó.
Đầu vào: Danh sách NCC, báo giá, thông tin điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán, hồ sơ nhà cung cấp và 3 tiêu chí đánh giá đã được AI hoặc doanh nghiệp xác định.
Đầu ra: Kết quả so sánh giữa các NCC, thể hiện điểm mạnh, điểm yếu hoặc mức độ phù hợp của từng NCC theo từng tiêu chí.
Giá trị mang lại: Giúp bước duyệt NCC có dữ liệu rõ ràng hơn. Người duyệt không phải đọc từng file báo giá rời rạc, mà có thể nhìn vào một bảng so sánh đã được chuẩn hóa để ra quyết định nhanh và có cơ sở hơn.
4. AI scan đơn đặt hàng và điền bảng danh sách đặt mua
Sau khi NCC được duyệt, phòng mua hàng tiến hành đặt hàng và gửi đơn đặt hàng.
Đây là bước dễ phát sinh nhập liệu lặp lại nếu nhân sự phải chuyển thông tin từ tờ trình, báo giá và đơn đặt hàng sang các bảng theo dõi khác.
Tác dụng: Scan đơn đặt hàng và điền thông tin vào bảng danh sách đặt mua.
Đầu vào: Đơn đặt hàng, thông tin NCC, danh sách vật tư, số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán và thông tin từ tờ trình mua hàng đã duyệt.
Đầu ra: Bảng danh sách đặt mua đã được cập nhật dữ liệu từ đơn đặt hàng.
Giá trị mang lại: Giảm thao tác nhập liệu thủ công, giảm sai sót khi copy dữ liệu từ chứng từ này sang bảng khác và giúp doanh nghiệp có một bảng theo dõi đơn đặt mua tập trung.
5. AI scan phiếu nhận hàng
Khi hàng được giao, doanh nghiệp cần ghi nhận số lượng hàng nhận thực tế và đối chiếu với đơn đặt hàng.
Nếu làm thủ công, bước này rất dễ bị chậm hoặc thiếu dữ liệu, đặc biệt khi bộ phận nhận hàng, kho, phòng mua hàng và kế toán không cập nhật trên cùng một hệ thống.
Tác dụng: Scan phiếu nhận hàng và ghi nhận thông tin nhận hàng thực tế.
Đầu vào: Phiếu nhận hàng, phiếu giao hàng, đơn đặt hàng, số lượng đặt mua, số lượng thực nhận và ghi chú tình trạng hàng hóa nếu có.
Đầu ra: Dữ liệu nhận hàng thực tế, bao gồm số lượng hàng đã nhận và các thông tin liên quan đến tình trạng nhận hàng.
Giá trị mang lại: Giúp doanh nghiệp ghi nhận dữ liệu nhận hàng nhanh hơn, giảm phụ thuộc vào nhập liệu thủ công và tạo cơ sở cho các bước tiếp theo như hoàn tất công nợ, thanh toán hoặc xử lý vấn đề phát sinh.
6. AI cảnh báo các vấn đề phát sinh như hàng lỗi, giao thiếu
Một trong những điểm đau lớn của quy trình mua hàng là các vấn đề phát sinh sau khi đặt hàng và nhận hàng.
Hàng có thể bị giao trễ, giao thiếu, hư hỏng, sai quy cách hoặc cần trả hàng, bổ sung hàng, hoàn tiền. Nếu các vấn đề này chỉ được nhắn trong group chat, rất dễ bị trôi, không rõ ai đang xử lý và không biết khi nào hoàn tất.
Tác dụng: Cảnh báo các vấn đề phát sinh dựa trên dữ liệu từ phiếu nhận hàng, đơn đặt hàng và trạng thái thực tế.
Đầu vào: Số lượng đặt mua, số lượng thực nhận, tình trạng hàng hóa, ghi chú nhận hàng, thời hạn giao hàng và các thông tin phát sinh từ bộ phận nhận hàng.
Đầu ra: Cảnh báo vấn đề phát sinh như hàng lỗi, giao thiếu, giao trễ hoặc thông tin không khớp.
Giá trị mang lại: Giúp doanh nghiệp phát hiện vấn đề sớm và đưa vấn đề về đúng luồng xử lý. Thay vì để các phát sinh nằm rải rác trong tin nhắn, doanh nghiệp có thể theo dõi từng vấn đề đến khi xử lý xong: chờ nhà cung cấp bổ sung hàng, chờ trả hàng, chờ hoàn tiền hoặc chờ xác nhận lại.
7. AI chuyển dữ liệu mua hàng vào bảng vật tư
Sau khi quy trình mua hàng hoàn tất, dữ liệu không nên chỉ dừng lại ở một hồ sơ đã đóng.
Tác dụng: Chuyển dữ liệu mua hàng vào bảng vật tư để làm dữ liệu tham chiếu cho các lần mua hàng sau.
Đầu vào: Dữ liệu tờ trình mua hàng, NCC đã chọn, đơn đặt hàng, số lượng đặt mua, số lượng nhận thực tế, giá mua, thông tin nhận hàng và kết quả xử lý nếu có phát sinh.
Đầu ra: Dữ liệu được cập nhật vào bảng vật tư.
Giá trị mang lại: Giúp doanh nghiệp xây dựng dữ liệu mua hàng tích lũy theo thời gian. Lần sau khi phát sinh nhu cầu mua tương tự, hệ thống và AI có thể dựa trên dữ liệu cũ để kiểm tra nhanh hơn, phân loại tốt hơn và hỗ trợ phòng mua hàng chính xác hơn.
Tóm lại, AI Agent trong quy trình mua hàng không phải là đích đến đầu tiên, mà là bước nâng cấp sau khi doanh nghiệp đã số hóa được luồng đề xuất, phê duyệt, đặt hàng, nhận hàng, xử lý phát sinh và lưu hồ sơ.
Vì sao doanh nghiệp nên bắt đầu ngay?
Số hóa hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp là một hành trình không dễ dàng.
Nó đòi hỏi thay đổi thói quen của nhiều người: người tạo đề xuất, người phê duyệt, phòng mua hàng, bộ phận nhận hàng, kế toán và ban lãnh đạo.
Mọi người cần chuyển từ cách làm quen thuộc như giấy tờ, email, Zalo, Excel rời rạc sang một luồng làm việc có quy trình, có trạng thái, có dữ liệu và có trách nhiệm rõ ràng.
Tháng đầu tiên có thể sẽ khó.
Nhân sự có thể chưa quen tạo tờ trình online. Người duyệt có thể chưa quen phê duyệt trên hệ thống. Phòng mua hàng có thể chưa quen cập nhật tiến độ theo từng bước. Bộ phận nhận hàng có thể chưa quen ghi nhận vấn đề phát sinh ngay trên luồng công việc.
Nhưng nếu doanh nghiệp vượt qua được giai đoạn thay đổi ban đầu, thành quả nhận được rất đáng giá.
Doanh nghiệp sẽ có một quy trình mua hàng minh bạch hơn. Hồ sơ mua hàng được lưu tập trung hơn. Tiến độ đơn hàng được theo dõi rõ hơn. Các vấn đề phát sinh như giao trễ, giao thiếu, hàng lỗi, chờ hoàn tiền hoặc chờ bổ sung hàng được xử lý có luồng hơn.
Ban lãnh đạo có dữ liệu để ra quyết định. Phòng mua hàng giảm bớt thao tác thủ công. Kế toán có hồ sơ đối chiếu rõ hơn. Bộ phận đề xuất biết yêu cầu của mình đang ở đâu. Bộ phận nhận hàng có nơi để cập nhật tình trạng thực tế.
Và quan trọng hơn, doanh nghiệp có được nền tảng dữ liệu để bước tiếp sang giai đoạn ứng dụng AI Agent.
AI Agent không thay con người ra quyết định.
AI Agent cũng không thay phòng mua hàng làm việc với nhà cung cấp.
AI Agent giúp giảm thao tác lặp lại, hỗ trợ kiểm tra dữ liệu, đọc chứng từ, điền thông tin, cảnh báo vấn đề và kích hoạt bước xử lý đúng thời điểm.
Vì vậy, nếu doanh nghiệp đang muốn cải thiện quy trình mua hàng, điểm bắt đầu không nên là mua thêm một công cụ AI riêng lẻ bên ngoài.
Điểm bắt đầu nên là số hóa lại luồng mua hàng thực tế, đưa toàn bộ tờ trình, phê duyệt, đặt hàng, nhận hàng, xử lý phát sinh, thanh toán và lưu hồ sơ về cùng một mặt phẳng.
Từ đó, doanh nghiệp mới có thể từng bước tối ưu hóa và ứng dụng Base AI Agent vào đúng những điểm tạo ra giá trị thật.
Nên làm ngay, vì mỗi ngày quy trình mua hàng còn rải rác là mỗi ngày doanh nghiệp vẫn đang mất dữ liệu, mất thời gian đối soát và mất cơ hội kiểm soát tốt hơn chi phí vận hành.
Câu hỏi thường gặp về AI Agent trong quy trình mua hàng
AI Agent trong quy trình mua hàng là gì?
AI Agent trong quy trình mua hàng là các AI được gắn trực tiếp vào từng bước vận hành như kiểm tra bảng vật tư, phân loại nhà cung cấp, so sánh NCC, scan đơn đặt hàng, scan phiếu nhận hàng và cảnh báo vấn đề phát sinh.
Doanh nghiệp có nên dùng AI ngay khi chưa số hóa quy trình mua hàng không?
Doanh nghiệp nên bắt đầu từ số hóa quy trình mua hàng trước. Khi dữ liệu đã được tạo ra trên hệ thống, AI Agent mới có đủ đầu vào để hỗ trợ chính xác và tạo ra giá trị thực tế.
Base.vn khác gì so với phần mềm kho hoặc phần mềm kế toán?
Phần mềm kho và kế toán là phần mềm nghiệp vụ, tập trung vào dữ liệu chuyên môn. Base.vn là phần mềm quản trị vận hành, giúp số hóa luồng phối hợp liên phòng ban như đề xuất, phê duyệt, giao việc, theo dõi tiến độ, xử lý phát sinh và lưu hồ sơ.
AI Agent có thay thế phòng mua hàng không?
Không. AI Agent không thay phòng mua hàng ra quyết định hay làm việc với nhà cung cấp. AI Agent hỗ trợ giảm thao tác lặp lại, kiểm tra dữ liệu, đọc chứng từ, điền thông tin và cảnh báo vấn đề để con người xử lý nhanh hơn.
Quy trình mua hàng nên bắt đầu số hóa từ bước nào?
Doanh nghiệp nên bắt đầu từ bước tạo tờ trình mua hàng online, sau đó mở rộng sang phê duyệt, tìm NCC, đặt hàng, nhận hàng, xử lý phát sinh, thanh toán và lưu hồ sơ.
AI Agent trong quy trình mua hàng phù hợp với doanh nghiệp nào?
AI Agent trong quy trình mua hàng phù hợp với các doanh nghiệp có quy trình mua hàng nhiều bước, nhiều người tham gia, thường xuyên phát sinh nhu cầu mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ hoặc cần kiểm soát chặt chẽ nhà cung cấp, tiến độ giao hàng và hồ sơ thanh toán.
Đặt lịch tư vấn quy trình mua hàng cùng Hà
Số hóa quy trình mua hàng không chỉ là đưa một vài biểu mẫu lên phần mềm. Đây là quá trình nhìn lại cách doanh nghiệp đang đề xuất, phê duyệt, tìm nhà cung cấp, đặt hàng, nhận hàng, xử lý phát sinh, thanh toán và lưu trữ hồ sơ.
Mỗi doanh nghiệp sẽ có một điểm xuất phát khác nhau.
Có doanh nghiệp đang vận hành bằng Excel.
Có doanh nghiệp đang vận hành qua giấy tờ, Zalo và Email.
Có doanh nghiệp đã có phần mềm kho, phần mềm kế toán nhưng dữ liệu vận hành vẫn bị rời rạc.
Và cũng có doanh nghiệp đã bắt đầu nghĩ đến AI nhưng chưa có đủ dữ liệu quy trình để AI tạo ra giá trị thực tế.
Không có một công thức chung cho tất cả.
Điều quan trọng nhất là xác định đúng điểm nghẽn hiện tại và lựa chọn một lộ trình phù hợp.
Hành trình vạn dặm bắt đầu từ những bước chân đầu tiên. Nếu anh chị cần một người lắng nghe bài toán vận hành mua hàng, cùng phân tích hiện trạng và xây dựng lộ trình số hóa – tối ưu hóa – ứng dụng AI Agent phù hợp cho doanh nghiệp, Hà rất sẵn lòng đồng hành.
👉 Đặt lịch tư vấn cùng Hà tại:
https://camha.name.vn/lien-he-tu-van/
