Chuyển đổi số cho mảng Xây dựng nên bắt đầu từ đâu?

Khi nói về Chuyển đổi số cho mảng Xây dựng, nhiều doanh nghiệp thường bắt đầu bằng câu hỏi: “Nên dùng phần mềm nào?”

Nhưng theo Hà, câu hỏi đúng hơn nên là:

Ban lãnh đạo muốn nhìn thấy điều gì để điều hành doanh nghiệp tốt hơn?

Bởi bản chất của doanh nghiệp xây dựng không chỉ là quản lý công trình, quản lý nhân sự hay quản lý tiến độ. Ở tầng sâu hơn, doanh nghiệp xây dựng đang quản lý lợi nhuận.

Mà muốn quản lý lợi nhuận, doanh nghiệp cần kiểm soát được hai nhóm dữ liệu quan trọng nhất:

• Chi phí: đã chi bao nhiêu, chi cho dự án nào, thuộc hạng mục nào, có vượt ngân sách không.
• Doanh thu: đã thu được bao nhiêu, còn công nợ bao nhiêu, tháng này khách hàng nào cần thanh toán, dự án nào đã đủ điều kiện nghiệm thu để thu tiền.

Nói cách khác, chuyển đổi số không nên bắt đầu từ phần mềm.

Chuyển đổi số nên bắt đầu từ câu hỏi quản trị rất thực tế:

Doanh nghiệp muốn nhìn thấy báo cáo nào để ra quyết định nhanh hơn, đúng hơn và kịp thời hơn?

Vì sao doanh nghiệp xây dựng cần chuyển đổi số?

Ngành xây dựng có đặc thù rất phức tạp.

Một dự án có thể kéo dài nhiều tháng, thậm chí nhiều năm. Trong suốt quá trình đó, doanh nghiệp phải quản lý cùng lúc rất nhiều luồng công việc:

• Tiếp nhận khách hàng.
• Khảo sát hiện trạng.
• Tư vấn phương án.
• Lập báo giá.
• Ký hợp đồng.
• Chuẩn bị nhân sự, vật tư, hồ sơ.
• Triển khai thiết kế hoặc thi công.
• Theo dõi tiến độ.
• Xử lý phát sinh.
• Nghiệm thu từng giai đoạn.
• Thanh toán theo đợt.
• Hoàn công.
• Bảo hành.

Ở mỗi giai đoạn, dữ liệu lại nằm ở nhiều phòng ban khác nhau.

• Sales nắm thông tin khách hàng và báo giá.
• Kế toán nắm hợp đồng, công nợ, thanh toán.
• Kỹ thuật nắm khối lượng, tiến độ, phát sinh.
• Chỉ huy trưởng nắm tình hình công trình.
• Mua hàng nắm vật tư, nhà cung cấp, đơn giá.
• Ban giám đốc lại cần một báo cáo tổng hợp để nhìn được toàn cảnh.
• Vấn đề là nếu dữ liệu đang nằm rải rác ở Excel, Zalo, email, giấy tờ hoặc trí nhớ cá nhân, ban lãnh đạo sẽ rất khó có được bức tranh điều hành chính xác.

Đó là lý do doanh nghiệp cần số hoá.

Không phải số hoá để “cho hiện đại”.

Mà là số hoá để dữ liệu vận hành được ghi nhận đầy đủ, có thể truy vết và tự động đưa vào báo cáo.

Bản chất của chuyển đổi số cho mảng Xây dựng là quản lý lợi nhuận

Với doanh nghiệp xây dựng, lợi nhuận không thể chỉ nhìn ở cuối dự án.

Nếu chờ đến khi công trình hoàn tất mới tổng hợp chi phí, doanh thu và công nợ, lúc đó doanh nghiệp đã mất cơ hội kiểm soát.

Ban lãnh đạo cần nhìn được lợi nhuận trong suốt quá trình dự án đang diễn ra.

Một dashboard quản trị cho doanh nghiệp xây dựng thường cần trả lời được các câu hỏi như:

• Hiện tại doanh nghiệp có bao nhiêu dự án đang tiếp cận?
• Có bao nhiêu báo giá đã gửi?
• Có bao nhiêu hợp đồng đã ký?
• Tổng giá trị hợp đồng là bao nhiêu?
• Đã thu được bao nhiêu tiền?
• Còn bao nhiêu công nợ phải thu?
• Tháng này có những khách hàng nào cần thanh toán?
• Dự án nào đang trễ tiến độ nghiệm thu?
• Dự án nào đang vượt ngân sách?
• Tổng thực chi của từng dự án là bao nhiêu?
• Lợi nhuận tạm tính của từng dự án đang ở mức nào?
• Nguồn khách nào mang lại doanh thu tốt nhất?
• Loại công trình nào đang có biên lợi nhuận tốt nhất?

Những câu hỏi này không phải là câu hỏi của riêng phòng kế toán, phòng dự án hay phòng kinh doanh.

Đây là câu hỏi điều hành của CEO.

Vì vậy, khi làm Chuyển đổi số cho mảng Xây dựng, doanh nghiệp nên bắt đầu từ báo cáo mà ban lãnh đạo cần xem.

Sau đó mới đi ngược lại để xác định:

• Cần dữ liệu gì?
• Dữ liệu đang nằm ở đâu?
• Ai là người tạo ra dữ liệu đó?
• Dữ liệu được tạo ra từ quy trình nào?
• Có thể số hoá quy trình đó lên phần mềm không?
• Có thể giảm thao tác nhập liệu lại cho nhân viên không?
• Dashboard quản trị là đích đến, không phải điểm bắt đầu

Rất nhiều doanh nghiệp muốn có một dashboard tổng thể.

Điều này hoàn toàn hợp lý.

Ban lãnh đạo cần một màn hình để theo dõi doanh thu, chi phí, công nợ, tiến độ, lợi nhuận, hiệu suất đội ngũ và tình trạng dự án.

Nhưng dashboard không tự nhiên có dữ liệu.

• Muốn có dashboard, doanh nghiệp cần có dữ liệu đầu vào.
• Muốn có dữ liệu đầu vào, nhân viên phải cập nhật thông tin.

Và đây là điểm nghẽn rất lớn.

Nếu doanh nghiệp chỉ yêu cầu nhân viên nhập dữ liệu vào nhiều file Excel để phục vụ báo cáo, sau một thời gian, nhân viên sẽ phản đối.

Vì họ cảm thấy việc nhập liệu không phục vụ trực tiếp cho công việc của họ.

Họ phải:

• Nhập lại cùng một thông tin ở nhiều nơi.
• Tự lọc dữ liệu của bản thân và đồng đội.
• Cập nhật file cho quản lý.
• Gửi báo cáo thủ công.
• Chờ người khác tổng hợp lại.
• Dành thêm thời gian hành chính ngoài công việc chính.

Khi việc nhập liệu trở thành gánh nặng, dữ liệu sẽ không còn chính xác.

• Nhân viên cập nhật trễ.
• Dữ liệu bị thiếu.
• Mỗi phòng ban dùng một cách đặt tên khác nhau.
• Báo cáo bị lệch.
• Ban lãnh đạo vẫn phải chờ tổng hợp thủ công.

Vì vậy, vấn đề không nằm ở dashboard. Vấn đề nằm ở cách doanh nghiệp tạo ra dữ liệu.

Chuyển đổi số không phải là bắt nhân viên nhập liệu nhiều hơn

Một cách hiểu đơn giản về chuyển đổi số là:

Chuyển đổi số là số hoá các hoạt động hằng ngày của nhân viên lên phần mềm, từ đó dữ liệu được tạo ra tự nhiên trong quá trình làm việc và tự động đưa vào báo cáo.

Điểm quan trọng nằm ở chữ “tự nhiên”.

Nhân viên không nên phải nhập dữ liệu chỉ để làm báo cáo.

Thay vào đó, doanh nghiệp cần đưa công việc hằng ngày của nhân viên lên hệ thống.

Ví dụ:

• Nhân viên gửi đề xuất thanh toán trên phần mềm.
• Quản lý duyệt tạm ứng trên phần mềm.
• Chỉ huy trưởng cập nhật tiến độ công trình trên phần mềm.
• Sales cập nhật trạng thái báo giá trên phần mềm.
• Kế toán theo dõi công nợ trên phần mềm.
• Nhân sự xử lý tuyển dụng, chấm công, nghỉ phép, tính lương trên phần mềm.

Khi công việc được xử lý trên hệ thống, dữ liệu sẽ tự động được ghi nhận.

• Một đề xuất thanh toán được duyệt sẽ trở thành dữ liệu chi phí.
• Một hợp đồng được chuyển sang trạng thái đã ký sẽ trở thành dữ liệu doanh thu dự kiến.
• Một mốc nghiệm thu hoàn thành sẽ trở thành tín hiệu để làm hồ sơ thanh toán.
• Một công việc bị trễ hạn sẽ trở thành cảnh báo tiến độ.
• Một khoản chi vượt ngân sách sẽ trở thành cảnh báo cho ban lãnh đạo.

Đó là bản chất của số hoá vận hành.

Không phải làm nhân viên vất vả hơn.

Mà là giúp công việc hằng ngày trở nên rõ ràng hơn, dữ liệu minh bạch hơn và báo cáo tự động hơn.

Chuyển đổi số cho mảng Xây dựng gồm những mảng nào?

Chuyển đổi số trong ngành xây dựng là một bức tranh rất rộng.

Doanh nghiệp có thể cần nhiều phần mềm khác nhau, tùy theo mô hình hoạt động, quy mô và mức độ phức tạp của từng đơn vị.

Một số mảng chuyển đổi số phổ biến trong doanh nghiệp xây dựng gồm:

• Số hoá quản lý kho và vật tư: quản lý nhập kho, xuất kho, tồn kho, vật tư theo công trình, định mức vật tư, vật tư phát sinh.
• Số hoá tài chính kế toán: phục vụ hạch toán, hóa đơn, chứng từ, báo cáo thuế, báo cáo tài chính.
• Số hoá bán hàng và khách hàng: quản lý nguồn khách, nhu cầu, báo giá, hợp đồng, lịch chăm sóc.
• Số hoá giỏ hàng hoặc sản phẩm dự án: phù hợp với doanh nghiệp phân phối bất động sản, căn hộ, nền đất hoặc sản phẩm dự án.
• Số hoá tiến độ thi công: quản lý kế hoạch, đầu việc, người phụ trách, deadline, trạng thái hoàn thành.
• Số hoá hồ sơ nghiệm thu và thanh toán: quản lý nghiệm thu từng đợt, điều kiện thanh toán, hồ sơ hoàn công, công nợ.
• Số hoá đề xuất và phê duyệt: quản lý tạm ứng, hoàn ứng, đề xuất mua vật tư, đề xuất thanh toán, chi phí phát sinh.
• Số hoá nhân sự: quản lý tuyển dụng, hội nhập, hồ sơ nhân sự, chấm công, tính lương, KPI, OKR, đánh giá năng lực.
• Vì bức tranh này rất rộng, doanh nghiệp không nên kỳ vọng một phần mềm duy nhất có thể làm tốt tất cả mọi thứ.

Một phần mềm kế toán sẽ mạnh về nghiệp vụ hạch toán, thuế và báo cáo tài chính.

Một phần mềm kho sẽ mạnh về tồn kho, nhập xuất, định mức vật tư.

Một phần mềm chuyên ngành thi công có thể mạnh về khối lượng, bản vẽ, BIM hoặc quản lý hiện trường.

Còn Base.vn nằm ở lớp khác.

Base.vn hỗ trợ doanh nghiệp số hoá vận hành, tức là đưa các quy trình, luồng duyệt, công việc, dữ liệu nhân sự và mục tiêu quản trị lên một hệ thống chung.

Base.vn nằm ở đâu trong bức tranh chuyển đổi số cho mảng Xây dựng?

Trong bức tranh Chuyển đổi số cho mảng Xây dựng, Base.vn có thể được xem là nền tảng giúp doanh nghiệp số hoá hai lớp quan trọng:

• Lớp vận hành: quản lý công việc, quy trình, phê duyệt, tiến độ, dự án, đề xuất, công nợ, nghiệm thu.
• Lớp nhân sự: quản lý tuyển dụng, onboarding, hồ sơ nhân sự, chấm công, tính lương, mục tiêu, đánh giá năng lực.

Điểm mạnh của Base.vn không nằm ở việc thay thế toàn bộ phần mềm chuyên ngành.

Base.vn phù hợp để giải quyết bài toán vận hành đang rải rác trong doanh nghiệp:

• Công việc đang trao đổi qua Zalo.
• Tờ trình đang chạy bằng giấy.
• Phê duyệt đang qua email.
• Dữ liệu đang nằm ở nhiều file Excel.
• Tiến độ đang phụ thuộc vào từng quản lý.
• Công nợ đang chờ kế toán tổng hợp.
• Hồ sơ nhân sự đang lưu ở nhiều nơi.
• KPI và đánh giá nhân viên đang làm thủ công cuối kỳ.

Khi đưa các hoạt động này lên Base.vn, dữ liệu được ghi nhận từ chính quá trình nhân viên làm việc.

Từ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng báo cáo quản trị tự động hơn, minh bạch hơn và cập nhật hơn.

Số hoá vận hành với Base Request: thay thế các luồng duyệt rời rạc

Với doanh nghiệp xây dựng, Base Request thường là module nên được triển khai sớm.

Lý do là vì doanh nghiệp xây dựng có rất nhiều luồng phê duyệt.

Ví dụ:

• Đề xuất mua vật tư.
• Đề xuất thanh toán nhà thầu.
• Đề xuất tạm ứng.
• Đề xuất hoàn ứng.
• Đề xuất chi phí phát sinh.
• Duyệt báo giá.
• Duyệt hợp đồng.
• Duyệt thay đổi thiết kế.
• Duyệt điều chỉnh ngân sách.
• Duyệt thanh toán theo từng đợt.

Trước đây, các luồng này thường chạy qua giấy tờ, email hoặc tin nhắn.

• Nhân viên lập tờ trình.
• Quản lý kiểm tra.
• Kế toán kiểm tra chứng từ.
• Ban giám đốc phê duyệt.
• Sau đó kế toán nhập lại vào phần mềm kế toán hoặc file theo dõi.

Vấn đề là quá trình này dễ mất thời gian, khó truy vết và dữ liệu thường bị cập nhật trễ.

Khi đưa lên Base Request, doanh nghiệp có thể chuẩn hóa:

• Biểu mẫu đề xuất.
• Tuyến phê duyệt.
• Người chịu trách nhiệm.
• File đính kèm.
• Ngân sách liên quan.
• Dự án liên quan.
• Hạng mục chi phí.
• Trạng thái xử lý.
• Lịch sử phê duyệt.

Ban lãnh đạo có thể duyệt mọi lúc, mọi nơi.

Công việc có thể chạy trước, tờ trình có thể in sau nếu kế toán cần lưu hồ sơ.

Doanh nghiệp cũng có thể kết hợp chữ ký số trong một số trường hợp để giảm giấy tờ và tối ưu thời gian xử lý.

Quan trọng hơn, mỗi đề xuất được duyệt không chỉ là một tờ trình.

Nó còn là một dòng dữ liệu phục vụ báo cáo chi phí, ngân sách, công nợ và dòng tiền.

Số hoá quy trình với Base Workflow: quản lý hành trình từ khách hàng đến nghiệm thu

Nếu Base Request phù hợp với các luồng phê duyệt, thì Base Workflow phù hợp với các quy trình có nhiều bước, nhiều trạng thái và nhiều phòng ban tham gia.

Với doanh nghiệp xây dựng, có thể hình dung một hành trình tổng thể như sau:

• Nhận nhu cầu khách hàng.
• Khảo sát hiện trạng.
• Tư vấn phương án.
• Lập báo giá.
• Thương thảo.
• Chốt hợp đồng.
• Chuẩn bị triển khai.
• Thiết kế hoặc thi công.
• Theo dõi tiến độ.
• Nghiệm thu từng giai đoạn.
• Thanh toán theo đợt.
• Hoàn công.
• Bàn giao.
• Bảo hành.

Mỗi giai đoạn đều có dữ liệu cần theo dõi:

• Ai phụ trách?
• Đang ở bước nào?
• Hồ sơ nào đã hoàn thành?
• Hồ sơ nào còn thiếu?
• Có bị trễ không?
• Có phát sinh không?
• Có cần phê duyệt không?
• Đã đủ điều kiện chuyển bước tiếp theo chưa?

Nếu quy trình này chỉ nằm trong đầu từng quản lý hoặc nằm rải rác trên Excel, doanh nghiệp sẽ rất khó kiểm soát toàn cảnh.

Base Workflow giúp doanh nghiệp đưa các luồng vận hành này lên hệ thống.

Mỗi dự án, mỗi khách hàng, mỗi hợp đồng hoặc mỗi hồ sơ có thể đi qua các trạng thái rõ ràng.

Từ đó, ban lãnh đạo có thể biết:

• Dự án đang tắc ở bước nào.
• Bộ phận nào đang giữ việc.
• Hồ sơ nào chưa hoàn thành.
• Mốc nào đang ảnh hưởng đến nghiệm thu.
• Điểm nghẽn nào đang ảnh hưởng đến tiến độ thu tiền.

Với những doanh nghiệp chưa xác định rõ quy trình, phần quan trọng không chỉ là cài phần mềm.

Doanh nghiệp cần khảo sát, bóc tách và thiết kế lại luồng vận hành.

Đây là bước cần sự tham gia của cả doanh nghiệp và đơn vị tư vấn triển khai.

Số hoá công việc với Base Wework: đưa tiến độ dự án lên một mặt phẳng chung

Trong ngành xây dựng, chỉ huy trưởng hoặc quản lý dự án thường đã quen dùng Excel, MS Project hoặc các bảng tiến độ riêng.

Nhưng thực tế, tiến độ hằng ngày lại thường được trao đổi qua Zalo, điện thoại hoặc các cuộc họp ngắn tại công trình.

Khi ban lãnh đạo hỏi “dự án này đang tới đâu rồi?”, quản lý lại phải đi tổng hợp từ nhiều nguồn.

Base Wework giúp doanh nghiệp đưa công việc dự án lên một mặt phẳng chung.

Mỗi dự án có thể được bóc tách thành:

• Nhóm việc.
• Đầu việc.
• Người phụ trách.
• Người phối hợp.
• Deadline.
• Trạng thái hoàn thành.
• Tài liệu đính kèm.
• Trao đổi liên quan.
• Cập nhật tiến độ.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể theo dõi:

• Công việc nào đang đúng hạn.
• Công việc nào đang bị trễ.
• Ai đang phụ trách.
• Bộ phận nào đang quá tải.
• Mốc nào ảnh hưởng đến nghiệm thu.
• Mốc nào ảnh hưởng đến thanh toán.
• Dự án nào có nguy cơ chậm tiến độ.

Điểm quan trọng là quản lý tiến độ không chỉ để biết công việc hoàn thành hay chưa.

Trong ngành xây dựng, tiến độ dự án liên quan trực tiếp đến dòng tiền.

Một dự án trễ nghiệm thu có thể kéo theo:

• Trễ hồ sơ thanh toán.
• Trễ xuất hóa đơn.
• Trễ thu tiền.
• Tăng công nợ.
• Tăng áp lực dòng tiền.
• Ảnh hưởng đến lợi nhuận dự án.

Vì vậy, số hoá công việc không chỉ là bài toán của phòng dự án.

Đó là bài toán quản trị tài chính và lợi nhuận của toàn doanh nghiệp.

Sau số hoá vận hành, doanh nghiệp xây dựng cần số hoá nhân sự

Sau khi đã số hoá bộ quản lý công việc, bước tiếp theo doanh nghiệp xây dựng nên quan tâm là số hoá nhân sự.

Lý do rất đơn giản.

Ngành xây dựng không chỉ quản lý dự án, chi phí và tiến độ. Doanh nghiệp còn phải quản lý một lực lượng nhân sự rất đa dạng:

• Khối văn phòng.
• Phòng kinh doanh.
• Phòng thiết kế.
• Phòng kỹ thuật.
• Phòng kế toán.
• Phòng mua hàng.
• Đội ngũ giám sát.
• Chỉ huy trưởng.
• Kỹ sư công trình.
• Nhân sự hiện trường.
• Nhà thầu phụ và đội nhóm phối hợp.

Khi quy mô tăng lên, bài toán nhân sự không còn dừng lại ở việc lưu hồ sơ, chấm công hay tính lương.

Ban lãnh đạo cần biết:

• Doanh nghiệp đang tuyển mới bao nhiêu nhân sự?
• Vị trí nào đang thiếu người?
• Ứng viên đang nằm ở bước nào trong quy trình tuyển dụng?
• Nhân sự mới đã hoàn tất hội nhập chưa?
• Hồ sơ nhân sự đã đầy đủ chưa?
• Bảng công và bảng lương có đang được xử lý đúng hạn không?
• Nhân viên nào đang đạt KPI?
• Phòng ban nào đang chậm mục tiêu?
• Nhân sự nào có tiềm năng phát triển?
• Nhân sự nào cần được đào tạo thêm?

Đây là lý do Base.vn cung cấp bộ giải pháp Base HRM, đi xuyên suốt vòng đời của nhân sự:

• Tuyển dụng.
• Hội nhập.
• Lưu trữ hồ sơ nhân sự.
• Chấm công.
• Tính lương.
• Quản trị mục tiêu.
• Đánh giá nhân sự.
• Theo dõi lộ trình phát triển nghề nghiệp.

Số hoá tuyển dụng với Base E-Hiring

Ở giai đoạn đầu, nhiều doanh nghiệp có thể dùng Workflow để theo dõi trạng thái ứng viên.

Ví dụ:

• Mới nhận CV.
• Đã sàng lọc.
• Đã phỏng vấn vòng 1.
• Đã phỏng vấn vòng 2.
• Đã gửi offer.
• Đã nhận việc.

Tuy nhiên, khi nhu cầu tuyển dụng tăng lên, doanh nghiệp sẽ cần một hệ thống chuyên sâu hơn cho bộ phận tuyển dụng.

Đó là vai trò của Base E-Hiring.

Base E-Hiring giúp số hoá các thao tác tuyển dụng hằng ngày, không chỉ đơn giản là theo dõi ứng viên đang ở bước nào.

Dữ liệu ứng viên có thể được ghi nhận từ nhiều nguồn:

• Website tuyển dụng của doanh nghiệp.
• Các jobsite tuyển dụng tại Việt Nam như TopCV, VietnamWorks và nhiều nền tảng khác.
• Nguồn nhập thủ công từ phòng nhân sự.
• CV được scan và bóc tách dữ liệu bằng AI.

Không chỉ vậy, các thao tác trong quá trình tuyển dụng cũng cần được số hoá:

• Gửi email cho ứng viên.
• Lưu nhận xét phỏng vấn.
• Đánh giá ứng viên từ quản lý chuyên môn.
• Kiểm tra lịch sử nộp CV của ứng viên.
• Theo dõi trạng thái từng vòng tuyển dụng.
• Lưu trữ toàn bộ trao đổi liên quan đến ứng viên.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tạo ra các báo cáo như:

• Số lượng ứng viên theo từng vị trí.
• Số lượng nhân sự tuyển mới theo tháng.
• Nguồn tuyển dụng nào mang lại ứng viên tốt.
• Tỷ lệ chuyển đổi từ ứng viên sang nhân sự chính thức.
• Thời gian tuyển dụng trung bình cho từng vị trí.
• Vị trí nào đang tuyển chậm.
• Quản lý nào đang có ứng viên chờ đánh giá.

Đối với doanh nghiệp xây dựng, dữ liệu tuyển dụng rất quan trọng.

Đặc biệt khi doanh nghiệp cần tuyển nhanh các vị trí như:

• Kỹ sư xây dựng.
• Kỹ sư hiện trường.
• Giám sát công trình.
• Chỉ huy trưởng.
• Nhân sự dự án.
• Nhân sự thiết kế.
• Nhân sự mua hàng.
• Nhân sự kế toán công trình.

Số hoá hội nhập nhân sự mới với Base Onboard

Sau khi ứng viên được tuyển, một vấn đề khác lại xuất hiện:

Làm sao để quá trình tiếp nhận nhân sự mới không bị rời rạc?

Thông thường, phòng nhân sự phải thu thập rất nhiều thông tin:

• Thông tin cá nhân.
• Hồ sơ, giấy tờ.
• Tài khoản ngân hàng.
• Thông tin liên hệ khẩn cấp.
• Hợp đồng lao động.
• Cam kết nội bộ.
• Tài sản bàn giao.
• Tài khoản phần mềm.
• Quy định công ty.
• Biểu mẫu liên quan.

Nếu làm thủ công, dữ liệu rất dễ bị thiếu, sai hoặc phải nhập lại nhiều lần.

Với Base Onboard, nhân sự mới có thể chủ động nhập dữ liệu thông tin cá nhân ngay từ giai đoạn hội nhập.

Phòng nhân sự không cần nhập lại toàn bộ dữ liệu từ đầu, mà có thể đồng bộ thông tin về hệ thống HRM.

Điều này giúp doanh nghiệp:

• Giảm thao tác hành chính.
• Rút ngắn thời gian tiếp nhận nhân sự mới.
• Chuẩn hóa dữ liệu nhân sự ngay từ đầu.
• Hạn chế thất lạc hồ sơ.
• Tạo trải nghiệm hội nhập chuyên nghiệp hơn cho nhân viên mới.

Lưu trữ hồ sơ nhân sự tập trung với Base HRM

Khi nhân sự chính thức gia nhập doanh nghiệp, toàn bộ thông tin cần được lưu trữ tập trung tại một nơi.

Base HRM hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hồ sơ nhân sự với nhiều lát cắt khác nhau:

• Thông tin cá nhân.
• Thông tin công việc.
• Phòng ban, chức danh, cấp bậc.
• Loại hợp đồng.
• Thông tin lương.
• Quá trình công tác.
• Thành tựu, giải thưởng.
• Tài sản đã bàn giao cho nhân viên.
• Hồ sơ, giấy tờ và tài liệu liên quan.

Với doanh nghiệp xây dựng, việc lưu trữ hồ sơ tập trung đặc biệt quan trọng.

Lý do là nhân sự thường được phân bổ ở nhiều khu vực khác nhau:

• Khối văn phòng.
• Công trình.
• Dự án.
• Chi nhánh.
• Đội thi công.
• Bộ phận giám sát ngoài hiện trường.

Khi cần tra cứu thông tin, phòng nhân sự và ban lãnh đạo không cần tìm lại trong nhiều file Excel, email hoặc hồ sơ giấy.

Tất cả dữ liệu đã được quản lý trên một hệ thống thống nhất.

Số hoá chấm công, nghỉ phép, tăng ca và tính lương

Một trong những nghiệp vụ tốn nhiều thời gian nhất của phòng nhân sự là chấm công và tính lương.

Ở nhiều doanh nghiệp, việc chạy bảng công và bảng lương có thể mất đến 7 ngày.

Lý do là dữ liệu đến từ nhiều nguồn:

• Máy chấm công.
• File tăng ca.
• Đơn nghỉ phép.
• Xác nhận của quản lý.
• Dữ liệu công ngoài công trình.
• Dữ liệu công văn phòng.
• Phụ cấp.
• Khoản khấu trừ.
• Các trường hợp điều chỉnh thủ công.

Với Base HRM, doanh nghiệp có thể đưa các thao tác chấm công, nghỉ phép, tăng ca và đối chiếu dữ liệu công lên hệ thống.

Phần chấm công có thể được thiết lập linh hoạt theo từng nhóm nhân sự:

• Khối văn phòng chấm công theo giờ hành chính.
• Bộ phận giám sát chấm công theo lịch làm việc tại công trình.
• Nhân sự hiện trường chấm công theo địa điểm hoặc ca làm.
• Nhân sự dự án theo dõi công theo đặc thù từng công trình.

Đơn xin nghỉ phép cũng được số hoá để hệ thống tự động cập nhật:

• Ngày phép tồn.
• Ngày phép đã dùng.
• Ngày phép còn lại.
• Trạng thái phê duyệt.
• Người phê duyệt.
• Lý do nghỉ phép.

Các đề xuất tăng ca được ghi nhận trên hệ thống và có thể đối chiếu với dữ liệu chấm công thực tế.

Mục tiêu là giúp phòng nhân sự rút ngắn thời gian xử lý bảng công và bảng lương.

Thay vì mất khoảng 7 ngày để tổng hợp, kiểm tra và đối chiếu, doanh nghiệp có thể rút xuống còn khoảng 2–3 ngày, tùy vào mức độ phức tạp của chính sách lương và hiện trạng dữ liệu.

Quan trọng hơn, nhân viên cũng có thể tự theo dõi dữ liệu của mình:

• Công.
• Phép.
• Tăng ca.
• Đơn từ.
• Thông tin lương.
• Các trạng thái phê duyệt liên quan.

Điều này giúp giảm số lượng câu hỏi lặp lại cho phòng nhân sự và tăng tính minh bạch trong nội bộ.

Quản trị KPI và OKR với Base Goal

Ở giai đoạn nâng cao hơn, doanh nghiệp có thể bắt đầu thiết lập mục tiêu cho nhân viên thông qua Base Goal.

Base Goal hỗ trợ doanh nghiệp quản lý mục tiêu theo nhiều cấp độ:

• Cấp công ty.
• Cấp phòng ban.
• Cấp nhóm.
• Cấp cá nhân.

Doanh nghiệp có thể triển khai theo KPI, OKR hoặc mô hình mục tiêu được tùy chỉnh theo cách quản trị nội bộ.

Với doanh nghiệp xây dựng, mục tiêu có thể được thiết lập cho nhiều nhóm khác nhau.

Khối kinh doanh có thể theo dõi:

• Doanh số.
• Số lượng khách hàng mới.
• Tỷ lệ chốt báo giá.
• Giá trị hợp đồng ký mới.
• Tỷ lệ chuyển đổi từ cơ hội sang hợp đồng.

Khối dự án có thể theo dõi:

• Tiến độ dự án.
• Tỷ lệ nghiệm thu đúng hạn.
• Số lượng công việc trễ.
• Mức độ kiểm soát phát sinh.
• Tỷ lệ hoàn thành các mốc quan trọng.

Khối mua hàng có thể theo dõi:

• Thời gian xử lý đề xuất.
• Tỷ lệ đáp ứng vật tư đúng hạn.
• Mức độ tối ưu chi phí.
• Tỷ lệ đơn hàng phát sinh ngoài kế hoạch.

Khối kế toán có thể theo dõi:

• Thời gian xử lý thanh toán.
• Tỷ lệ công nợ quá hạn.
• Thời gian hoàn tất hồ sơ thanh toán.
• Tỷ lệ chứng từ đầy đủ đúng hạn.

Khối nhân sự có thể theo dõi:

• Thời gian tuyển dụng.
• Tỷ lệ tuyển đạt.
• Thời gian hoàn tất onboarding.
• Tỷ lệ nghỉ việc.
• Tỷ lệ hoàn thành đánh giá nhân sự.

Khi mục tiêu được đưa lên hệ thống, ban lãnh đạo không chỉ xem được kết quả cuối kỳ.

Ban lãnh đạo có thể theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu trong suốt chu kỳ.

Đây là điểm rất quan trọng.

Vì nếu chỉ chờ đến cuối quý hoặc cuối năm mới đánh giá, doanh nghiệp thường phát hiện vấn đề quá muộn.

Đánh giá nhân sự với Base Review

Khi doanh nghiệp đã có dữ liệu về công việc, mục tiêu và quá trình làm việc của nhân viên, bước tiếp theo là số hoá hoạt động đánh giá nhân sự.

Base Review hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập các mô hình đánh giá theo:

• Tiêu chí đánh giá.
• Form đánh giá.
• Trọng số.
• Chu kỳ đánh giá.
• Nhóm nhân sự.
• Vị trí công việc.
• Mô hình đánh giá phù hợp với từng doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể triển khai nhiều hình thức đánh giá:

• Quản lý đánh giá nhân viên.
• Nhân viên tự đánh giá.
• Đồng nghiệp đánh giá chéo.
• Đánh giá theo năng lực.
• Đánh giá theo kết quả công việc.
• Đánh giá theo mục tiêu KPI hoặc OKR.

Điểm khó nhất của đánh giá nhân sự không nằm ở phần mềm.

Phần khó nhất là doanh nghiệp phải xác định được:

• Tiêu chí đánh giá cho từng vị trí.
• Trọng số của từng tiêu chí.
• Kỳ vọng năng lực theo từng cấp bậc.
• Kết quả công việc cần đạt.
• Cách ghi nhận phản hồi từ quản lý và đồng nghiệp.
• Cách liên kết đánh giá với lộ trình phát triển sự nghiệp.

Với doanh nghiệp xây dựng, tiêu chí đánh giá của mỗi nhóm nhân sự sẽ rất khác nhau.

Ví dụ:

• Kỹ sư hiện trường cần được đánh giá theo tiến độ, chất lượng, an toàn, phối hợp và xử lý phát sinh.
• Nhân sự kinh doanh cần được đánh giá theo doanh số, tỷ lệ chốt, chất lượng khách hàng và khả năng chăm sóc.
• Kế toán cần được đánh giá theo độ chính xác, tốc độ xử lý, khả năng kiểm soát chứng từ và công nợ.
• Mua hàng cần được đánh giá theo tiến độ đáp ứng vật tư, tối ưu chi phí và kiểm soát nhà cung cấp.
• Quản lý dự án cần được đánh giá theo tiến độ, ngân sách, chất lượng, phối hợp đội nhóm và mức độ hài lòng của khách hàng.

Nếu làm tốt phần này, hệ thống có thể hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng các mô hình đánh giá nâng cao như:

• Đánh giá 360 độ.
• Ma trận 9-box.
• Bảng đánh giá năng lực theo từng vị trí.
• Báo cáo nhóm nhân sự tiềm năng.
• Báo cáo nhóm nhân sự cần đào tạo thêm.
• Lộ trình phát triển sự nghiệp cho từng nhân sự.

Đây là cơ sở quan trọng để ban lãnh đạo nhìn rõ hơn về chất lượng đội ngũ, năng lực kế thừa và khả năng phát triển dài hạn của doanh nghiệp.

Bức tranh tổng thể của Base.vn trong doanh nghiệp xây dựng

Nếu nhìn tổng thể, Base.vn có thể đồng hành cùng doanh nghiệp xây dựng theo hai lớp lớn.

Lớp 1: Số hoá vận hành

Doanh nghiệp có thể sử dụng:

• Base Request để số hoá các luồng phê duyệt.
• Base Workflow để số hoá các quy trình vận hành.
• Base Wework để quản lý công việc, tiến độ và đầu việc dự án.

Từ đó, doanh nghiệp có dữ liệu về:

• Dự án.
• Báo giá.
• Hợp đồng.
• Công nợ.
• Chi phí.
• Tạm ứng.
• Thanh toán.
• Tiến độ.
• Nghiệm thu.
• Lợi nhuận tạm tính.

Lớp 2: Số hoá nhân sự

Doanh nghiệp có thể sử dụng:

• Base E-Hiring để số hoá tuyển dụng.
• Base Onboard để số hoá hội nhập nhân sự mới.
• Base HRM để quản lý hồ sơ, chấm công, nghỉ phép, tăng ca, bảng công và bảng lương.
• Base Goal để quản trị KPI, OKR và mục tiêu các cấp.
• Base Review để đánh giá năng lực, hiệu suất và tiềm năng phát triển của nhân sự.

Từ đó, doanh nghiệp có dữ liệu về:

• Tuyển dụng.
• Nhân sự mới.
• Hồ sơ nhân sự.
• Công, phép, tăng ca.
• Bảng công, bảng lương.
• KPI, OKR.
• Đánh giá nhân sự.
• Năng lực đội ngũ.
• Lộ trình phát triển nhân sự.

Nói cách khác, Base.vn không chỉ giúp doanh nghiệp xây dựng quản lý công việc tốt hơn.

Base.vn giúp doanh nghiệp hình thành một nền tảng dữ liệu vận hành, nơi dữ liệu được sinh ra từ chính hoạt động hằng ngày của nhân viên.

Khi vận hành đã rõ, con người đã rõ, dữ liệu đã rõ, ban lãnh đạo sẽ có cơ sở tốt hơn để ra quyết định.

Lộ trình chuyển đổi số cho mảng Xây dựng nên đi như thế nào?

Doanh nghiệp xây dựng không nhất thiết phải số hoá tất cả ngay từ đầu.

Theo Hà, có thể bắt đầu theo lộ trình 5 bước.

Bước 1: Xác định báo cáo ban lãnh đạo cần xem

Trước khi chọn phần mềm, doanh nghiệp cần xác định rõ ban lãnh đạo muốn xem báo cáo gì.

Ví dụ:

• Báo cáo tổng quan dự án.
• Báo cáo doanh thu.
• Báo cáo công nợ.
• Báo cáo chi phí dự án.
• Báo cáo vượt ngân sách.
• Báo cáo tiến độ nghiệm thu.
• Báo cáo dòng tiền.
• Báo cáo nhân sự.
• Báo cáo tuyển dụng.
• Báo cáo hiệu suất phòng ban.

Khi xác định được đầu ra, doanh nghiệp mới biết cần thu thập dữ liệu gì.

Bước 2: Bóc tách dữ liệu cần có

Ví dụ, để có báo cáo chi phí dự án, doanh nghiệp cần các trường dữ liệu như:

• Tên dự án.
• Mã dự án.
• Nhóm chi phí.
• Hạng mục chi phí.
• Số tiền đề xuất.
• Số tiền được duyệt.
• Số tiền thực chi.
• Người đề xuất.
• Người phê duyệt.
• Ngày đề xuất.
• Ngày thanh toán.
• Chứng từ đính kèm.
• Trạng thái xử lý.

Để có báo cáo công nợ, doanh nghiệp cần dữ liệu như:

• Tên khách hàng.
• Tên dự án.
• Giá trị hợp đồng.
• Đợt thanh toán.
• Giá trị phải thu.
• Ngày dự kiến thu.
• Số tiền đã thu.
• Số tiền còn lại.
• Trạng thái nghiệm thu.
• Người phụ trách thu hồi.
• Trạng thái công nợ.

Nếu không bóc tách dữ liệu từ đầu, dashboard sau này rất dễ bị thiếu lát cắt quan trọng.

Bước 3: Xác định dữ liệu sinh ra từ quy trình nào

Mỗi dữ liệu nên có một nơi sinh ra rõ ràng.

Ví dụ:

• Dữ liệu dự án có thể sinh ra từ quy trình báo giá hoặc hợp đồng.
• Dữ liệu công nợ có thể sinh ra từ quy trình thanh toán theo đợt.
• Dữ liệu chi phí có thể sinh ra từ quy trình đề xuất thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng, mua hàng.
• Dữ liệu tiến độ có thể sinh ra từ kế hoạch công việc và mốc nghiệm thu.
• Dữ liệu tuyển dụng có thể sinh ra từ quy trình tuyển dụng.
• Dữ liệu nhân sự có thể sinh ra từ onboarding và hồ sơ HRM.
• Dữ liệu KPI có thể sinh ra từ Base Goal.
• Dữ liệu đánh giá có thể sinh ra từ Base Review.

Khi xác định đúng nguồn dữ liệu, doanh nghiệp sẽ hạn chế tối đa việc nhập liệu lại.

Bước 4: Ưu tiên số hoá các quy trình ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận

Không cần làm tất cả cùng lúc.

Doanh nghiệp nên ưu tiên các quy trình ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, chi phí, tiến độ và dòng tiền.

Ví dụ:

• Quy trình báo giá.
• Quy trình hợp đồng.
• Quy trình thanh toán theo đợt.
• Quy trình công nợ.
• Quy trình đề xuất thanh toán.
• Quy trình tạm ứng, hoàn ứng.
• Quy trình mua vật tư.
• Quy trình quản lý tiến độ.
• Quy trình nghiệm thu.
• Quy trình xử lý phát sinh.

Sau đó, doanh nghiệp tiếp tục mở rộng sang các bài toán nhân sự:

• Tuyển dụng.
• Hội nhập.
• Hồ sơ nhân sự.
• Chấm công.
• Tính lương.
• KPI, OKR.
• Đánh giá nhân sự.

Bước 5: Thiết kế biểu mẫu đơn giản để nhân viên chịu dùng

Một sai lầm phổ biến là doanh nghiệp muốn thu thập quá nhiều dữ liệu ngay từ đầu.

Biểu mẫu càng dài, nhân viên càng ngại cập nhật.

Vì vậy, khi thiết kế quy trình số, cần phân biệt rõ:

• Trường nào bắt buộc.
• Trường nào có thể bổ sung sau.
• Trường nào phục vụ phê duyệt.
• Trường nào phục vụ báo cáo.
• Trường nào thật sự cần thiết cho quản trị.

Nguyên tắc là:

Nhân viên cập nhật dữ liệu để công việc được xử lý nhanh hơn, không phải cập nhật chỉ để làm đẹp báo cáo.

Nếu nhân viên thấy phần mềm giúp họ:

• Gửi đề xuất nhanh hơn.
• Được duyệt rõ ràng hơn.
• Giảm hỏi lại.
• Giảm thất lạc hồ sơ.
• Theo dõi trạng thái công việc dễ hơn.
• Không phải nhập lại nhiều lần.

Họ sẽ có động lực sử dụng.

Khi nhân viên sử dụng đều, dữ liệu mới đủ sạch để đưa vào báo cáo.

Kết luận: Chuyển đổi số cho mảng Xây dựng nên bắt đầu từ dữ liệu điều hành

Chuyển đổi số cho mảng Xây dựng không nên bắt đầu bằng câu hỏi “mua phần mềm nào”.

Nó nên bắt đầu bằng câu hỏi:

Doanh nghiệp muốn quản lý lợi nhuận như thế nào?

• Muốn quản lý lợi nhuận, cần quản lý doanh thu và chi phí.
• Muốn quản lý doanh thu và chi phí, cần có dữ liệu.
• Muốn có dữ liệu, cần số hoá các hoạt động vận hành hằng ngày.
• Muốn số hoá vận hành hiệu quả, cần bắt đầu từ những quy trình ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền, chi phí, tiến độ, nghiệm thu và con người.
• Base.vn không thay thế toàn bộ phần mềm chuyên ngành của doanh nghiệp xây dựng.

Nhưng Base.vn có thể đóng vai trò là lớp số hoá vận hành và nhân sự, giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình, kiểm soát phê duyệt, quản lý công việc, lưu trữ dữ liệu nhân sự, quản trị mục tiêu và tạo ra báo cáo phục vụ điều hành.

Hành trình vạn dặm bắt đầu từ những bước chân đầu tiên.

Với doanh nghiệp xây dựng, bước chân đầu tiên có thể không phải là triển khai một hệ thống thật lớn.

Đôi khi, nó bắt đầu từ một câu hỏi rất đơn giản:

Báo cáo nào đang khiến ban lãnh đạo phải chờ quá lâu mới có dữ liệu?

Nếu anh chị cần một người cùng lắng nghe bài toán vận hành, phân tích hiện trạng và xây dựng lộ trình chuyển đổi số phù hợp cho doanh nghiệp xây dựng, Hà rất sẵn lòng đồng hành.

Đặt lịch trao đổi cùng Hà tại:
https://camha.name.vn/lien-he-tu-van/

FAQ: Chuyển đổi số cho mảng Xây dựng

1. Doanh nghiệp xây dựng nên bắt đầu chuyển đổi số từ đâu?

Doanh nghiệp nên bắt đầu từ báo cáo ban lãnh đạo cần xem, sau đó bóc tách dữ liệu cần có và xác định dữ liệu đó sinh ra từ quy trình nào. Không nên bắt đầu bằng việc chọn phần mềm ngay từ đầu.

2. Vì sao Excel không còn đủ cho doanh nghiệp xây dựng?

Excel phù hợp ở giai đoạn đầu, nhưng khi số lượng dự án, nhân sự, hồ sơ, chi phí và công nợ tăng lên, Excel dễ dẫn đến dữ liệu rời rạc, nhập liệu trùng, cập nhật trễ và khó tạo báo cáo realtime cho ban lãnh đạo.

3. Số hoá vận hành trong doanh nghiệp xây dựng là gì?

Số hoá vận hành là đưa các hoạt động hằng ngày như phê duyệt, báo giá, hợp đồng, công nợ, thanh toán, tạm ứng, mua vật tư, quản lý tiến độ và nghiệm thu lên phần mềm để dữ liệu được ghi nhận tự động trong quá trình làm việc.

4. Base.vn phù hợp với phần nào trong chuyển đổi số ngành xây dựng?

Base.vn phù hợp với lớp số hoá vận hành và nhân sự, bao gồm quản lý công việc, quy trình, phê duyệt, tiến độ, tuyển dụng, onboarding, HRM, chấm công, tính lương, KPI, OKR và đánh giá nhân sự.

5. Base.vn có thay thế phần mềm kế toán không?

Base.vn không thay thế phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán vẫn phù hợp cho hạch toán, thuế và báo cáo tài chính. Base.vn hỗ trợ số hoá các quy trình vận hành trước kế toán như đề xuất thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng, phê duyệt chi phí và theo dõi dữ liệu phục vụ báo cáo quản trị.

6. Làm sao để nhân viên chịu cập nhật dữ liệu lên phần mềm?

Doanh nghiệp không nên bắt nhân viên nhập liệu chỉ để phục vụ báo cáo. Cần thiết kế quy trình để nhân viên thấy phần mềm giúp công việc của họ nhanh hơn, rõ hơn và ít thất lạc hơn. Khi nhân viên được lợi từ việc sử dụng hệ thống, dữ liệu sẽ được cập nhật đều hơn.