Trong nhiều năm làm việc với doanh nghiệp SME, mình nhận ra một điều rất rõ: chuyển đổi số không còn là lựa chọn, mà là điều kiện bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn tăng trưởng bền vững.
Đặc biệt với ngành nội thất – nơi mỗi dự án đều mang tính “may đo”, nhiều đầu việc phát sinh và cần phối hợp liên phòng ban – bài toán vận hành càng trở nên phức tạp hơn.
Năm 2025, mình có cơ hội đồng hành cùng anh Nam – Founder của S-Housing trong hành trình chuyển đổi số doanh nghiệp nội thất thông qua việc triển khai bộ văn phòng điện tử. Đây là một case study rất thực tế về việc một doanh nghiệp thiết kế – thi công nội thất đang từng bước chuẩn hoá quy trình để vận hành chuyên nghiệp hơn và sẵn sàng scale.
Vì sao chuyển đổi số là bài toán sống còn với doanh nghiệp nội thất?
Ngành nội thất là ngành có đặc thù vận hành nhiều bước, nhiều bộ phận tham gia trong cùng một dự án:
- Sales tiếp nhận nhu cầu khách hàng
- Thiết kế dựng concept, phối cảnh, chỉnh sửa
- Bộ phận kỹ thuật triển khai bản vẽ thi công
- Xưởng sản xuất hoặc đối tác gia công thực hiện
- Đội thi công lắp đặt ngoài công trình
- Kế toán theo dõi thanh toán, nghiệm thu
Nếu chưa chuyển đổi số, phần lớn doanh nghiệp đang quản lý bằng:
- Zalo / Messenger để trao đổi công việc
- Excel / Google Sheet để theo dõi tiến độ
- Drive / Folder thủ công để lưu file
- Gọi điện / nhắn tin để nhắc deadline
Hệ quả là:
- Thông tin rời rạc, thất lạc
- Khó truy xuất lịch sử chỉnh sửa với khách
- Không biết dự án đang bottleneck ở đâu
- Ban lãnh đạo thiếu dữ liệu để điều hành
- Khó mở rộng quy mô vì phụ thuộc vào con người
Đó cũng là lý do S-Housing bắt đầu hành trình chuyển đổi số vận hành nội bộ.
Bắt đầu chuyển đổi số từ bài toán chuẩn hoá quy trình
Khi làm việc với anh Nam, điều mình ấn tượng nhất là tư duy rất rõ ràng của anh:
“Muốn scale được thì doanh nghiệp phải vận hành như một hệ thống, không thể phụ thuộc vào trí nhớ của từng cá nhân.”
Thay vì số hoá dàn trải, S-Housing lựa chọn bắt đầu chuyển đổi số từ các quy trình lõi nhất của doanh nghiệp.
Module được sử dụng nhiều nhất là Base Workflow – nền tảng số hoá và quản lý quy trình.
Chuyển đổi số quy trình thiết kế: Tối ưu phối hợp giữa Sales và Thiết kế
Một trong những quy trình được triển khai đầu tiên là quy trình thiết kế nội thất.
Trước đây, bài toán phổ biến của team là:
- Sales bàn giao brief chưa đầy đủ cho thiết kế
- Feedback khách hàng bị trôi trong Zalo
- Thiết kế không rõ deadline từng dự án
- Khó tracking tiến độ xử lý từng job
- Không lưu được lịch sử chỉnh sửa theo từng phiên bản
Sau khi chuyển đổi số quy trình thiết kế, toàn bộ luồng công việc được chuẩn hoá theo từng bước:
Các giai đoạn chính trong quy trình thiết kế:
- Tiếp nhận yêu cầu thiết kế
- Kiểm tra thanh toán
- Thiết kế 3D
- Duyệt thiết kế 3D
- Sửa thiết kế theo feedback
- Triển khai bản vẽ 2D
- Duyệt triển khai
- Chốt triển khai
Kết quả sau chuyển đổi số:
- Sales và Design phối hợp trên cùng một hệ thống
- Toàn bộ feedback / file thiết kế lưu tập trung theo từng job
- Deadline được kiểm soát rõ theo SLA từng bước
- Quản lý dễ dàng phát hiện bottleneck
- Giảm mạnh việc trao đổi rời rạc qua chat
Chuyển đổi số quy trình thi công: Theo dõi tiến độ từ xưởng đến công trình
Nếu thiết kế là nơi tạo ra sản phẩm trên giấy, thì thi công là nơi doanh nghiệp “giao lời hứa cho khách hàng”.
Đây cũng là giai đoạn phức tạp nhất trong vận hành doanh nghiệp nội thất.
S-Housing tiếp tục chuyển đổi số quy trình thi công để kiểm soát toàn bộ hành trình của một đơn hàng:
Bao gồm:
- Báo giá thi công
- Xác nhận thanh toán
- Kiểm tra hồ sơ sản xuất
- Phân bổ admin / điều phối
- Theo dõi sản xuất
- Theo dõi giao hàng
- Theo dõi thi công tại công trình
- Xác nhận nghiệm thu
- Lưu trữ hồ sơ bàn giao
Giá trị lớn nhất của việc chuyển đổi số quy trình thi công:
- Theo dõi realtime toàn bộ tiến độ đơn hàng
- Kiểm soát được đơn đang sản xuất nội bộ hay gia công ngoài
- Không thất lạc giấy tờ nghiệm thu / biên bản bàn giao
- Ban lãnh đạo nắm được tình trạng từng dự án ngay trên dashboard
- Giảm phụ thuộc vào việc cập nhật thủ công từ từng cá nhân
Chuyển đổi số thành công bắt đầu từ tư duy của người lãnh đạo
Qua dự án này, điều mình càng tin hơn là:
Công nghệ không tạo ra chuyển đổi số.
Người lãnh đạo có tư duy cải tiến mới tạo ra chuyển đổi số.
Anh Nam là kiểu founder luôn đặt chất lượng dịch vụ làm trọng tâm:
- Liên tục cải tiến quy trình nội bộ
- Đầu tư máy móc và công cụ mới
- Tối ưu trải nghiệm khách hàng từ đầu đến cuối
- Chuẩn hoá vận hành trước khi mở rộng quy mô
Và đó là nền tảng quan trọng nhất để chuyển đổi số doanh nghiệp thành công.
Kết luận: Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp nội thất sẵn sàng scale
Nhiều doanh nghiệp nội thất có thể làm nghề rất tốt.
Nhưng để phát triển thành một doanh nghiệp lớn, bền vững, ít phụ thuộc vào founder – thì chuyển đổi số là bước đi bắt buộc.
Case của S-Housing cho thấy:
Chuyển đổi số không phải để “trông hiện đại hơn”.
Chuyển đổi số là để doanh nghiệp vận hành minh bạch hơn, nhanh hơn và scale tốt hơn.
Cảm ơn anh Nam và đội ngũ S-Housing đã tin tưởng đồng hành cùng mình trong dự án này.
Chúc team tiếp tục phát triển mạnh mẽ trên hành trình xây dựng những không gian sống chất lượng cho khách hàng.
Thông tin doanh nghiệp
S-Housing
Website: https://s-housing.vn/
Nếu cần liên hệ với Hà để trao đổi về bài toán chuyển đổi số doanh nghiệp, hãy để lại thông tin tại:
https://camha.name.vn/
